尊敬的質(zhì)量管理體系/環(huán)境管理體系/職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證委托人：

青島格夫認(rèn)證有限公司在此向貴司表達(dá)誠摯的感謝，衷心感激貴司長期以來給予我們的堅(jiān)定支持與充分信任。近期，國家認(rèn)證認(rèn)可監(jiān)督管理委員會(huì)（以下簡稱"CNCA"）積極推進(jìn)管理體系相關(guān)工作，陸續(xù)制修訂并發(fā)布了質(zhì)量管理體系（QMS）、環(huán)境管理體系（EMS）、職業(yè)健康安全管理體系（OHSMS）的認(rèn)證規(guī)則及釋義。與此同時(shí)，CNCA還發(fā)布了《國家認(rèn)監(jiān)委關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范管理體系認(rèn)證活動(dòng)切實(shí)提升認(rèn)證有效性的通知》（國認(rèn)監(jiān)發(fā)[2025]9號(hào)），該通知對(duì)認(rèn)證活動(dòng)提出了更高要求。

為確保貴司業(yè)務(wù)順暢運(yùn)行，避免因不了解新規(guī)而影響證書有效性，現(xiàn)將與貴司密切相關(guān)的核心變化及關(guān)鍵條款匯總?cè)缦?，敬?qǐng)高度重視。

一、認(rèn)證申請(qǐng)必備條件（規(guī)則5.1.2）

1.取得合法主體資格證明，并處于有效期內(nèi)；

2.取得相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的行政許可（適用時(shí)）；

3.已按認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)建立相應(yīng)的管理體系，且運(yùn)行滿三個(gè)月；

4.因獲證組織自身原因被原發(fā)證機(jī)構(gòu)暫停、注銷或撤銷原相應(yīng)的管理體系認(rèn)證證書已滿足一年（適用時(shí)）；

5.原相應(yīng)的管理體系原發(fā)證機(jī)構(gòu)被認(rèn)監(jiān)委撤銷資質(zhì)已滿三個(gè)月（適用時(shí)）；

6.當(dāng)前未被行政監(jiān)管部門責(zé)令停產(chǎn)停業(yè)整頓；

7.當(dāng)前未列入"國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)"和"信用中國"發(fā)布的嚴(yán)重違法失信名單；

8.一年內(nèi)未發(fā)生被行政監(jiān)管部門責(zé)令停產(chǎn)停業(yè)整頓的重大質(zhì)量事故，申請(qǐng)認(rèn)證范圍內(nèi)的產(chǎn)品未發(fā)生產(chǎn)品質(zhì)量國家監(jiān)督抽查不合格，或已按相關(guān)規(guī)定整改合格（QMS適用）；

9.一年內(nèi)未發(fā)生被行政監(jiān)管部門責(zé)令停產(chǎn)停業(yè)整頓的突發(fā)環(huán)境事件（EMS適用）；

10.當(dāng)前未被應(yīng)急管理部門列入安全生產(chǎn)嚴(yán)重失信主體名單，一年內(nèi)未發(fā)生重大生產(chǎn)安全事故，擬認(rèn)證的OHSMS范圍所覆蓋的活動(dòng)符合相關(guān)OHSMS法律法規(guī)要求，不存在故意的和持續(xù)的違法行為（OHSMS適用）。

二、申請(qǐng)認(rèn)證時(shí)需提供的材料（規(guī)則5.1.3，5.6.2.4）

貴組織需結(jié)合自身實(shí)際情況，準(zhǔn)確、完整地填寫青島格夫認(rèn)證有限公司的《管理體系認(rèn)證申請(qǐng)書》，并確保所提交的信息及文件資料真實(shí)、有效且齊全。若在第一階段審核過程中，發(fā)現(xiàn)貴組織提交的相關(guān)申請(qǐng)信息和文件資料存在虛假情形，依據(jù)相關(guān)規(guī)定，認(rèn)證活動(dòng)將被終止。

三、認(rèn)證合同的簽署及認(rèn)證費(fèi)用支付（規(guī)則5.3）

1.通過申請(qǐng)?jiān)u審的，認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)與每個(gè)認(rèn)證委托人簽訂具有法律效力的認(rèn)證合同，明確認(rèn)證服務(wù)的費(fèi)用、付費(fèi)方式和違約條款，及認(rèn)證委托人、認(rèn)證機(jī)構(gòu)和獲證組織的責(zé)任。認(rèn)證費(fèi)用應(yīng)由認(rèn)證委托人向認(rèn)證機(jī)構(gòu)直接支付。

2.貴組織應(yīng)嚴(yán)格按照青島格夫認(rèn)證有限公司《管理體系認(rèn)證合同書》約定履行相應(yīng)責(zé)任，并由貴組織直接向青島格夫認(rèn)證有限公司支付認(rèn)證費(fèi)用。（貴組織的上級(jí)單位（如所屬的集團(tuán)公司、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體或機(jī)關(guān)）或下級(jí)單位向青島格夫認(rèn)證有限公司支付費(fèi)用是可接受的形式。）

四、審核安排要求（規(guī)則5.4，5.6-5.12）

1.審核現(xiàn)場應(yīng)按青島格夫認(rèn)證有限公司對(duì)貴組織審核方案策劃要求覆蓋相應(yīng)產(chǎn)品/服務(wù)、班次、多場所現(xiàn)場。（5.4.1、5.4.3）

2.貴組織應(yīng)提前確認(rèn)審核計(jì)劃，確保審核現(xiàn)場處于生產(chǎn)/服務(wù)正常運(yùn)行狀態(tài)。（5.4.5.2、5.4.5.3）

3.審核時(shí)間按人日計(jì)算，1人日為8小時(shí)，如果認(rèn)證委托人工作日的實(shí)際工作時(shí)間不足8小時(shí)，則應(yīng)延長現(xiàn)場審核天數(shù)以滿足審核時(shí)間要求。（5.4.2.1）

4.初次審核：包括第一階段審核和第二階段審核。兩個(gè)階段審核時(shí)間間隔最短不少于5日，最長不超過6個(gè)月。如需要更長的時(shí)間間隔，應(yīng)重新實(shí)施第一階段審核。（5.6.1）

5.監(jiān)督審核：第一次監(jiān)督審核應(yīng)在認(rèn)證證書簽發(fā)之日起12個(gè)月內(nèi)進(jìn)行，第二次監(jiān)督審核應(yīng)在認(rèn)證證書簽發(fā)之日起24個(gè)月內(nèi)進(jìn)行；兩次監(jiān)督審核的時(shí)間間隔不應(yīng)超過12個(gè)月；除再認(rèn)證的年份外，監(jiān)督審核每個(gè)日歷年需要進(jìn)行一次。（5.4.1.4及釋義）

6.再認(rèn)證審核：再認(rèn)證現(xiàn)場審核必須在原認(rèn)證證書到期前完成，如有嚴(yán)重不符合，糾正和糾正措施的驗(yàn)證也應(yīng)在原認(rèn)證證書到期前完成，否則將不能授予再認(rèn)證注冊(cè)資格，只能通過重新進(jìn)行初次認(rèn)證審核獲得認(rèn)證證書。（5.8.2、5.10.3/4）

如未能在原認(rèn)證證書到期前完成再認(rèn)證決定的，原證書到期后自動(dòng)失效，新簽發(fā)的再認(rèn)證證書的終止日期不超過原證書終止日期再加3年。（6.2.3）

再認(rèn)證審核的認(rèn)證決定宜在上一認(rèn)證周期認(rèn)證證書到期前完成，最遲應(yīng)在認(rèn)證證書到期之日起6個(gè)月內(nèi)完成。如果在當(dāng)前認(rèn)證證書終止日期前，認(rèn)證機(jī)構(gòu)未能完成再認(rèn)證審核或?qū)?yán)重不符合實(shí)施的糾正和糾正措施未能進(jìn)行驗(yàn)證，則不應(yīng)予以再認(rèn)證，也不應(yīng)延長原認(rèn)證證書的有效期。（5.12）

7.特殊審核：為調(diào)查投訴、質(zhì)量事故或組織認(rèn)證產(chǎn)品在產(chǎn)品質(zhì)量國家監(jiān)督抽查中被查出不合格時(shí)（QMS適用）、突發(fā)環(huán)境事件（EMS適用）、安全事故（OHSMS適用），自通報(bào)起30日內(nèi)，青島格夫認(rèn)證有限公司將實(shí)施提前較短時(shí)間通知的審核。（5.9.2，5.9.3）

五、審核過程的配合及實(shí)施（規(guī)則5.5，5.10）

1.首末次會(huì)議：貴組織最高管理者、管理體系相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人應(yīng)按審核計(jì)劃時(shí)間參加首、末次會(huì)議，最高管理者確有特殊情況無法參會(huì)的，需提前授權(quán)其他高級(jí)管理層參會(huì)，并向青島格夫認(rèn)證有限公司提交書面授權(quán)文件（包含缺席理由）。（5.5.3）

OHSMS審核首末次會(huì)議參會(huì)人員還應(yīng)包含負(fù)有OHSMS法律責(zé)任的管理者、負(fù)責(zé)監(jiān)視員工健康的人員、OHSMS員工代表。（5.5.4）

2.面對(duì)面訪談：貴組織最高管理者應(yīng)現(xiàn)場接受審核組面對(duì)面訪談，對(duì)組織制定的方針、目標(biāo)，以及親自參與并推動(dòng)管理體系實(shí)施的情況進(jìn)行重點(diǎn)審核，青島格夫認(rèn)證有限公司將保留圖片或音像材料。不符合要求的，青島格夫認(rèn)證有限公司將不予通過認(rèn)證。（5.5.4/5）

OHSMS審核時(shí)，貴組織OHSMS特定職責(zé)人員應(yīng)接受審核組面談，包括負(fù)有OHSMS法律責(zé)任的管理者、負(fù)責(zé)OHSMS的員工代表、負(fù)責(zé)監(jiān)視員工健康的人員、管理人員、員工，適用時(shí)還包括在貴組織現(xiàn)場工作的承包方的管理者或員工。（5.5.4）

3.導(dǎo)致審核終止的情形：

出現(xiàn)下列情況將導(dǎo)致審核的終止：（1）貴組織對(duì)審核活動(dòng)不予配合，審核活動(dòng)無法進(jìn)行；（2）貴組織最高管理者或經(jīng)授權(quán)的高級(jí)管理層成員缺席首、末次會(huì)議；（3）貴組織實(shí)際情況與申請(qǐng)材料有重大不一致；（4）OHSMS審核前一年內(nèi)貴組織發(fā)生重大生產(chǎn)安全事故，或OHSMS審核實(shí)施中貴組織發(fā)生人員死亡事故（OHSMS適用）；（5）其他導(dǎo)致審核程序無法完成的情況。（5.5.5/6）

4.不符合項(xiàng)及其驗(yàn)證：貴組織應(yīng)在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)按要求完成不符合項(xiàng)整改并通過審核組長驗(yàn)證，如未完成，青島格夫認(rèn)證有限公司不作出授予認(rèn)證、保持認(rèn)證或更新認(rèn)證的決定。（5.10.4/5）

在審核中發(fā)現(xiàn)貴組織存在任何不滿足適用的產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)法律法規(guī)要求（包括認(rèn)證范圍內(nèi)的產(chǎn)品在國家監(jiān)督抽查中不合格，或未按規(guī)定整改合格等），屬于QMS運(yùn)行存在缺陷，青島格夫認(rèn)證有限公司將開具不符合（QMS適用）。（5.10.1）

在審核中發(fā)現(xiàn)貴組織存在任何不滿足適用的環(huán)境相關(guān)法律法規(guī)要求（包括未按照法律法規(guī)要求開展建設(shè)項(xiàng)目環(huán)境影響評(píng)價(jià)、環(huán)境保護(hù)設(shè)施竣工驗(yàn)收、污染物排放定期檢測或污染物排放超過排放標(biāo)準(zhǔn)/總量控制指標(biāo)等），屬于EMS運(yùn)行存在缺陷，青島格夫認(rèn)證有限公司將開具不符合（EMS適用）。（5.10.1）

在審核中發(fā)現(xiàn)貴組織存在任何不滿足適用的OHSMS相關(guān)法律法規(guī)要求（包括適用時(shí)的建設(shè)項(xiàng)目安全設(shè)施"三同時(shí)"、建設(shè)項(xiàng)目職業(yè)病防護(hù)設(shè)施"三同時(shí)"相關(guān)材料；公安部門出具的有關(guān)認(rèn)證委托人消防合格的任意一項(xiàng)證明文件，如：消防驗(yàn)收意見、消防驗(yàn)收備案憑證、消防檢查記錄或其他證明文件；根據(jù)《工作場所職業(yè)衛(wèi)生管理規(guī)定》《建設(shè)項(xiàng)目職業(yè)病危害風(fēng)險(xiǎn)分類管理目錄》規(guī)定的職業(yè)病危害風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，應(yīng)能提供檢測日期距審核日期一年（嚴(yán)重類為半年）以內(nèi)的職業(yè)病危害因素檢測報(bào)告等），屬于OHSMS運(yùn)行存在缺陷，青島格夫認(rèn)證有限公司將開具不符合（OHSMS適用）。（5.10.1）

六、獲證后的保持及認(rèn)證證書編號(hào)規(guī)則（規(guī)則6.1，7.2-7.4，10.5，附錄C）

1.持續(xù)有效運(yùn)行管理體系：貴組織應(yīng)在通過管理體系認(rèn)證后持續(xù)有效運(yùn)行相應(yīng)管理體系，關(guān)注管理體系認(rèn)證規(guī)則中導(dǎo)致認(rèn)證證書暫停（如未按期實(shí)施監(jiān)督審核、不滿足法規(guī)要求、資質(zhì)許可文件過期失效等，詳見規(guī)則7.2）、撤銷（如暫停期滿、列入嚴(yán)重違法失信名單等，詳見規(guī)則7.3）的具體情形。青島格夫認(rèn)證有限公司將在調(diào)查核實(shí)后5日內(nèi)作出暫停/撤銷決定，請(qǐng)貴組織務(wù)必關(guān)注自身狀況，確保認(rèn)證證書持續(xù)有效。

2.正確使用認(rèn)證證書及認(rèn)證標(biāo)志：貴組織應(yīng)在廣告、宣傳等活動(dòng)中正確使用認(rèn)證證書、認(rèn)證標(biāo)志和有關(guān)信息，不得在產(chǎn)品上僅標(biāo)注認(rèn)證標(biāo)志，只有在注明獲證組織通過相應(yīng)管理體系認(rèn)證及認(rèn)證機(jī)構(gòu)名稱的情況下，方可在產(chǎn)品包裝上標(biāo)注相應(yīng)管理體系認(rèn)證標(biāo)志（不含HACCP、FSMS）。獲證組織不得利用認(rèn)證證書、認(rèn)證標(biāo)志或相關(guān)文字、符號(hào)，誤導(dǎo)公眾認(rèn)為其相應(yīng)管理體系通過認(rèn)證。

獲證組織可以在認(rèn)證證書有效時(shí)使用相應(yīng)管理體系認(rèn)證證書和認(rèn)證標(biāo)志，并接受認(rèn)證機(jī)構(gòu)的監(jiān)督管理。認(rèn)證證書處于暫停期間、被撤銷或注銷后，不得繼續(xù)使用認(rèn)證證書和認(rèn)證標(biāo)志。認(rèn)證證書被撤銷或注銷后，應(yīng)將認(rèn)證證書返回至青島格夫認(rèn)證有限公司。（6.1）

3.信息及時(shí)通報(bào)：貴組織應(yīng)按認(rèn)證合同要求及時(shí)通報(bào)相關(guān)信息，包括但不限于：組織重大變化；相關(guān)資質(zhì)變更或失效等；發(fā)生違法違規(guī)行為，被"國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)""信用中國"列入嚴(yán)重違法失信名單；認(rèn)證范圍內(nèi)的產(chǎn)品在國家監(jiān)督抽查中出現(xiàn)不合格（QMS適用）；發(fā)生突發(fā)環(huán)境事件（EMS適用）；被應(yīng)急管理部門列入安全生產(chǎn)嚴(yán)重失信主體名單、發(fā)生重大生產(chǎn)安全事故（OHSMS適用）。

4.認(rèn)證記錄的保持：貴組織應(yīng)留存認(rèn)證證書有效期內(nèi)相應(yīng)的認(rèn)證記錄，至少包括：認(rèn)證合同，審核計(jì)劃，首、末次會(huì)議簽到表，不符合報(bào)告及原因分析和糾正措施，審核報(bào)告，暫停、撤銷通知（適用時(shí)）。留存的認(rèn)證記錄應(yīng)為紙質(zhì)原件或不可編輯的電子文檔。（10.5）

5.認(rèn)證證書編號(hào)由認(rèn)證機(jī)構(gòu)代碼、發(fā)證年份號(hào)、相應(yīng)管理體系簡寫、順序號(hào)、認(rèn)證周期、認(rèn)可機(jī)構(gòu)代碼和子證書號(hào)構(gòu)成。

6.青島格夫認(rèn)證有限公司結(jié)合年度監(jiān)督或再認(rèn)證審核，按照新版規(guī)則對(duì)現(xiàn)行有效的認(rèn)證證書實(shí)施換版審核，經(jīng)審核符合新版規(guī)則要求的，換發(fā)新版認(rèn)證證書，新證書有效期與原證書有效期保持一致。

備注：本告知函適用于所有在本機(jī)構(gòu)開展相應(yīng)認(rèn)證領(lǐng)域管理體系認(rèn)證的組織。后續(xù)若國家認(rèn)證認(rèn)可監(jiān)督管理委員會(huì)（CNCA）發(fā)布其他管理體系認(rèn)證規(guī)則，相關(guān)組織仍需滿足相應(yīng)管理體系認(rèn)證規(guī)則所提出的要求。認(rèn)證規(guī)則是認(rèn)證機(jī)構(gòu)和獲證組織必須遵守的法規(guī)文件，新規(guī)的實(shí)施對(duì)獲證組織的證書管理提出了更高要求。為保障貴司在生產(chǎn)經(jīng)營、招標(biāo)投標(biāo)及相關(guān)商業(yè)活動(dòng)中管理體系證書的持續(xù)有效，現(xiàn)就以下事項(xiàng)作出提示：

1.請(qǐng)貴司高度重視處于暫停狀態(tài)的證書，務(wù)必及時(shí)完成相關(guān)證書的恢復(fù)手續(xù)；

2.建議立即核查所持證書的有效性狀態(tài)，確保符合認(rèn)證使用要求；

3.請(qǐng)盡快聯(lián)系我機(jī)構(gòu)相關(guān)負(fù)責(zé)人，獲取具體恢復(fù)流程指引并提交申請(qǐng)材料。

如對(duì)各管理體系規(guī)則有任何疑問或需進(jìn)一步解讀，請(qǐng)聯(lián)系青島格夫認(rèn)證有限公司市場部。

總部聯(lián)系電話：

總部郵箱：

感謝貴組織一直以來的信任與支持!

此致!

敬禮!

規(guī)則附件：

青島格夫認(rèn)證有限公司

二〇二六年 3月 1日